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Sin duda el email o correo electrónico ha sido una de las herramientas tecnológicas que ha revolucionado definitivamente la forma en que las personas se comunican entre sí, hace tan solo 25 años todo el proceso de escribir, enviar y recepcionar una carta podía llevar días e incluso semanas. El impacto del email puede verse en todos los niveles de la vida cotidiana… lo usamos a diario casi inconscientemente para comunicarnos, para hacer negocios, para atraer clientes, para obtener información, etc.
Actualmente, el email está tan arraigado en nuestra sociedad que es impensable no disponer de esta herramienta, es esencial para trabajar, comunicarnos e informarnos.
Sin embargo debemos decir que, así como el email ha mejorado indiscutiblemente ciertos aspectos de nuestras vidas también ha impuesto nuevos desafíos relacionados con la gestión de los correos que muchas veces nos puede consumir un tiempo considerable de nuestro día; más aún cuando tenemos múltiples cuentas de email de distintos proveedores donde nos pueden llegar centenares de correos diariamente… en esos casos el email puede convertirse en una herramienta ineficiente e improductiva si no es gestionado correctamente.
Entonces, todo se reduce a usar un gestor de correos que nos permita administras nuestros emails de forma rápida y eficiente, aumentando nuestra productividad y liberando tiempo para otras tareas relevantes, para nosotros ese gestor es Gmail. Personalmente, creo que el cliente web de Gmail es el mejor que conozco ya que dispone de una enorme cantidad de opciones de configuración y personalización que lo hacen extremadamente poderoso; sin embargo muchas de estas opciones son desconocidas por la mayoría de los usuarios.
Consejos para mejorar la productividad
Administra todas tus cuentas desde una sola interfaz
La mayoría de las personas tiene más de una cuenta de email, además es común que estas cuentas pertenezcan a distintos proveedores. Gmail nos permite configurar todas esas cuentas y gestionarlas de forma centralizada desde su interfaz. De esta forma, es posible recibir y enviar correos usando cualquiera de esas cuentas, incluso es posible crear distintas firmas para cada cuenta.
Etiqueta, clasifica y categoriza
Las etiquetas son una solución muy práctica para clasificar nuestros correos, la idea es aplicar distintas etiquetas a nuestros correos con la finalidad de identificarlos, entonces es ideal usar distintas temáticas para agrupar los correos (por ejemplo: trabajo, deportes, universidad, cuentas, etc.) pero esto puede variar con cada persona. Los emails etiquetados pueden ser asociados a un color para que sea más fácil de identificar con un vistazo rápido.
Gmail ha incluido también la posibilidad de categorizar los correos, de forma automática agrupa los emails entrantes en 5 categorías predefinidas: Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros; esto te ayuda a mantener organizados los correos importantes de los triviales. Otra buena opción para identificar correos importantes es el uso de las estrellas o los símbolos de atención.
Ahorra tiempo con el auto-archivado
Luego de etiquetar los correos es posible archivarlos automáticamente usando filtros; las etiquetas actúan como «carpetas» en un sistema de archivos y permiten generar una estructura organizada que agrupa los correos archivados; crear filtros para auto-archivar emails puede llevar un tiempo pero realmente es muy útil ya que te permite desviar correos poco importantes automáticamente.
Usa los filtros
Mediante el uso de filtros se puede etiquetar, archivar, suprimir, destacar y reenviar el correo electrónico de forma automática, funcionan en base a criterios de búsquedas establecidos según nuestras preferencias, es decir que podemos crear filtros para realizar acciones sobre los correos entrantes. Por ejemplo, podemos crear un filtro que etiquete y archive todos los mails que provengan de una cuenta que sabemos nos envían noticias y que podemos leer en otro momento.
Búsqueda avanzada de correo
El buscador de correos de Gmail es casi tan poderoso como el buscador web de Google, la barra de búsqueda dispone de un formulario avanzado desde el cual se puede generar un filtro usando las búsquedas ingresadas; además, cuenta con auto-completado que ayuda a crear cadenas de búsquedas rápidamente. Algunos ejemplos de cadenas de búsquedas:
//buscar todos los correos sin leer
is:unread
//buscar todos los correos etiquetados con la palabra "trabajo"
label:Trabajo
// buscar todos los correos marcados con alerta roja
has:red-bang
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