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Olvidarnos de detalle puede ser insignificante, puede no repercutir en el trabajo o vida de nadie más, o puede retrasar la producción de toda una empresa. Así de cambiante, voluble e impredecible puede ser el efecto de olvidarnos de llevar a cabo una tarea.
Es por ello que debemos descansar la mente de todos aquellos procesos que no sea necesario retener para centrar así todos los esfuerzos en aquello que estemos realizando. Si estamos respondiendo un email, deberemos estar pensando en ese email y si estamos manipulando el stock del almacén deberemos estar pensando en ese proceso. Podrían parecernos obviedades pero a menudo tener en mente excesiva información hace que mientras respondemos un email estemos pensando en cómo hemos organizado el stock y en los productos que se están demorando en su entrega, y mientras organizamos el stock pensamos en aquellos aspectos que no hemos incluido anteriormente en el email enviado.
¿Os sentís identificados con estas situaciones? Yo el primero. Lo cierto es que a partir de ciertos volúmenes de información es muy útil (y en parte necesario) llevar un control a través de alguna herramienta de gestión: diagrama de Gantt, el sistema Pomodoro o un listado de tareas clasificado por Getting Things Done (GTD).
En base a estas metodologías podremos primeramente diferenciar entre tareas e hitos personales y tareas empresariales o compartidas. Pomodoro y GTD son herramientas útiles para marcarnos prioridades y agilizar el ritmo al que vamos realizando nuestros quehaceres personales. Un diagrama de Gantt, en cambio, está más orientado a la integración de nuestras tareas dentro de varios proyectos o procesos corporativos.
Así pues, nos damos cuenta de algo que a menudo confunde a muchas personas, y es que por ejemplo un Pomodoro y un Diagrama de Gantt son complementarios. Es más, acostumbra a ser muy recomendable llevar ambos procesos a la vez para organizarnos nuestras obligaciones familiares o personales de forma independiente respecto nuestras obligaciones laborales, pues son de muy distinta índole.
¿En qué se diferencia el Diagrama de Gantt del resto de procesos organizativos?
Básicamente nos permite establecer periodos de ejecución de cada tarea para que, una vez agregadas, nos den como resultado el proceso global de un proyecto. Además, permite identificar en tiempo real demoras o ineficiencias para detectar de este modo puntos a mejorar o personas que estén retrasando la planificación. A fin de cuentas, todo ello repercute en los números finales de la empresa, los tiempos de entrega, la eficiencia de sus activos y la productividad de sus empleados. Llevar un control individualizado de cada una de estas fases permitirá optimizar su interrelación y manejar las responsabilidades de forma efectiva y directa. Un diagrama de Gantt muestra los porcentajes de cada proceso, qué equipos internos y externos son los encargados de cada parte de dicho proyecto y qué interconexión o necesidades económicas o logísticas dependen de ello. Es, por lo tanto, una herramienta de gestión y control muy completa para cualquier empresa, independientemente de su dimensión o número de procesos simultáneos. A grande o pequeña escala, toda empresa debe aspirar a la perfección.
Si quieres saber más sobre el tema, te dejo un manual gratuito con la comparativa de las 10 principales herramientas y softwares para diseñar un diagrama de Gantt.
La mente es nuestra principal arma, y como toda herramienta debe estar optimizada para aquello que realmente nos genera valor añadido, ya sea a nosotros a través de la optimización de nuestro tiempo (el recurso más preciado) o a la empresa gracias a la perfecta integración entre equipos y procesos. Elige la herramienta que mejor se adapte a tu situación y empieza a ser más productivo desde hoy mismo.
Imagen de: si-emprendemos.blogspot.com
Excelente entrada, sumamente interesante.
Saludos.